Por qué fallan las implementaciones ERP

Implementaciones ERP

Actualmente cuento con más de 10 años de experiencia implementando sistemas ERP para diferentes empresas, desde pequeños emprendimientos hasta grandes empresas (e independientemente del tamaño de la misma) definitivamente poner en marcha este tipo de sistemas, se ha convertido en uno de los retos que más me ha exigido profesionalmente, y que de igual forma, me ha llenado de muchas satisfacciones, pero… ¿Cuál es la razón por la que estos sistemas son un reto prácticamente para todas las empresas?

La implementación de este tipo de sistemas requiere de amplia experiencia en todas las áreas de la empresa para que posteriormente puedan ser orquestadas y sincronizadas con el sistema, tal es el caso de finanzas, almacén, ventas, contabilidad, administración, sistemas, etc. Se debe lograr identificar qué datos se comparten entre estas áreas, cuales son el flujo que llevan, cuanto tiempo deben permanecer los datos durante la ejecución del proceso, así  como las validaciones que debe llevar y la plataforma tecnológica en la que debe ser ejecutado el sistema, entre otras cosas… por lo tanto, si quieres incursionar en el mundo de las implementaciones ERP o si estás planeado implementar uno de estos sistemas en tu empresa, con este artículo te quiero compartir algunos casos que te pueden ayudar a identificar errores y áreas de oportunidad para que de manera oportuna, puedas lograr una implementación exitosa. Los escenarios son muchos, pero en este artículo solo expondré los que me resultan de mayor relevancia:

 

El sistema Inadecuado

Muchas consultorías tienen departamentos y personal de ventas con mucha habilidad que han logrado colocar sus productos sin importar que éste NO se adapte verdaderamente a los requerimientos de la empresa, quedando muchas veces un sistema muy limitado o demasiado robusto obteniendo como resultado querer matar mosquitos a cañonazos o elefantes a pedradas.

Existen otros casos donde por alguna limitante de soporte o consultoría regional, las empresas se adaptan a lo que tienen o les ofrecen, tal es el caso de aquellos sistemas de escritorio donde tienen que pagar por el software, licencias, consultoría, capacitación y al final terminan prácticamente cobrándoles por cada respiro de los usuarios.

Conocí a un director que tenía implementado en su empresa un sistema que era prácticamente una bicicleta con motor de Ferrari ¿se imaginan una bicicleta a más de 200 km por hora?  El elemento que tomó este director para implementar dicho sistema es que el vendedor era su amigo de la infancia, desafortunadamente la empresa ya no pudo mantener el sistema y tuvo que regresar a su método de administración tradicional a base de hojas de cálculo.

 

Sistemas Legacy

Hay empresas que en la actualidad operan con tecnología obsoleta o soluciones desarrolladas a medida, las cuales (de manera frustrante) experimentan las limitantes de haber crecido y tratado de adaptar el negocio a este tipo de sistemas, por ejemplo, me he llegado a encontrar casos donde el programador que desarrolló el sistema ya está trabajando de tiempo completo y ya no puede atender los nuevos requerimientos o bugs del sistema, la consultoría que desarrolló el ERP ya desapareció,  otro caso que me he llegado a encontrar es donde la empresa desarrolladora lleva más de 5 años trabajando en la actualización y aún no tienen fecha de liberación. Este tipo de desarrollos generan una dependencia (muchas veces enfermiza) con la empresa o desarrollador en turno y muchas veces los dueños tienen que lidiar con casos donde ya les incrementaron la cuota de consultoría así sin más y tristemente a las empresas no les queda de otra mas que aceptar este tipo de atropellos por que no tienen otras opciones.

 

El Consultor

En este rubro es donde me he encontrado con el mayor número de experiencias de fracaso… la mayoría de éstos radica en que el consultor no alcanza a identificar de fondo los requerimientos de la empresa, y muchas veces no sabe cómo trasladarlos al flujo de trabajo del sistema, ya sea por falta de conocimientos o experiencia.

En diversas ocasiones nos han contactado los responsables de las áreas de sistemas, a los cuales “los directivos de las empresas donde trabajan les han encomendado la responsabilidad de evaluar ERPs” tomando como criterio únicamente el enfoque técnico, pero… definitivamente la implementación de este tipo de soluciones no se limita únicamente a este enfoque, como tampoco del contable o del administrativo, o de algún otro nodo de la empresa de forma aislada… requiere una visión global y de un experto que tenga la capacidad de abstraer el modelo de negocio de la empresa, el cual determinará la mejor estrategia al momento de implementar el sistema.

 

El Cliente

He tenido experiencias donde el director y/o dueño de la empresa contrata el servicio y su única participación en el proyecto fue durante el Kickoff y a veces ni eso, con esto no quiero decir que debería estar involucrado directamente durante todo el proceso de implementación, sin embargo, en todos los casos donde el director estuvo ausente durante todo el proceso de implementación o participó de manera limitada, “sin excepción” la implementación no se pudo concluir.

Respecto a mi perfil y experiencia implementando sistemas ERP:

Mi formación universitaria es como Ingeniero en Sistemas, la cuál desempeñé de lleno 10 años antes de introducirme al mundo de los ERPs y el emprendimiento. Durante esos 10 años participé en diversas implementaciones (pero solo desde el enfoque técnico) instalando y configurando el servidor, creando usuarios, roles y privilegios, etc. Esta experiencia previa fue de mucho aprendizaje para identificar pros y contras (desde una perspectiva técnica) de diferentes sistemas… ya sean de paga u Open Source. Posteriormente incursioné en el el ámbito del emprendimiento con una empresa orientada a la impartición de cursos y certificaciones en tecnología y que gracias a Dios, fue creciendo de forma importante… justo ese crecimiento fue el detonante que me obligó a dejar de ser emprendedor y comenzar a enfrentar verdaderos retos como empresario y administrador, ya que por primera vez, tuve la necesidad (al principio de manera obligada) de llevar registros contables, establecer una planeación financiera, proyectar escenarios respecto a los ingresos y los egresos, llevar un control de los activos y los pasivos entre otras cosas… todas estas necesidades me llevaron a tener un mejor enfoque en la forma que se debe integrar y articular una empresa… ya que mis requerimientos como empresario definitivamente fueron diferentes a los que tuve como ingeniero en sistemas, sin embargo, ambos enfoques complementaron profesionalmente uno de los mayores retos que he tenido enfrente.

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